Джимшер Челидзе
Основатель и руководитель компании «Челидзе и Партнёры», руководитель проекта цифровизации Центра горизонтального бурения
Бережливое производство и IT. Эффект синергии
Из данного кейса вы узнаете:
- О различиях между автоматизацией, цифровизацией, цифровой трансформацией
- О пользе синергии бережливого производства и IT
- Как подход позволяет снижать бюджеты и сроки работ
- Как IT помогает в бережливом производстве
- Какие инструменты можно применить для синергии бережливого производства и IT
Существует классическая модель проектного треугольника, которая включает в себя три ключевых элемента: содержание, сроки и бюджет. По статистике лишь 36% проектов завершаются успешно, а в 46% случаев один из этих параметров не соблюдается. В настоящее время на смену приходит более современная модель, которая учитывает не только бюджет и сроки, но и ценность для заказчика. Эта так называемая «чистая модель» нацелена на создание максимальной ценности. Если мы стремимся изначально запланировать как можно больше проектов, то шансы на успех составляют всего 3%, особенно если мы действуем в каскадном режиме.
В сегодняшнем докладе я хочу обратить внимание на причины проблем и на сами проблемы. Одна из типовых управленческих проблем в реализации проектов — это нечёткое формулирование целей, результатов и границ проекта, вследствие чего возникают недостаточно проработанные стратегия и план реализации проекта. Соответственно, это превращается в недостаток ресурсов, в неправильно определённые сроки формулирования целей.
С точки зрения IT, существует интересное исследование, касающееся того, как мы используем функционал наших решений, которые внедряем в работу. Оказывается, 50% функционала — избыточный, то есть созданный без необходимости для заказчика. Если говорить иначе, это излишняя обработка данных. Представьте, что половина бюджетов и сроков, которые вы закладываете в проекты, фактически тратятся впустую.
Хочу обратить ваше внимание на два важных аспекта: стадию инициации и планирование, особенно на первую. В IT мы работаем не над крупными проектами, а над постепенными изменениями, что позволяет уменьшить сопротивление персонала и снизить риски. Но самое главное — бережливое производство способствует снижению бюджета проекта.
Есть отличный инструмент для решения проблем — семь шагов, известный как подход 5W1H.
Пример упрощённого сбора данных:
- Кто столкнулся с проблемой (фамилия, имя, отчество, должность)?
- Когда случилось (дата, примерное время)?
- Где произошла проблема (координаты объекта, адрес офиса), в какой именно информационно-технологической системе, с каким оборудованием?
- Что именно случилось, в результате каких действий случилась проблема?
Давайте подумаем, как бережливое производство помогает избежать проблем, которые мы обсудили ранее.
Мы приоритезируем проекты по их влиянию на устранение потерь. Первое, что необходимо для успешной реализации идей, инициатив и проектов — это их правильная приоритезация. Например, если к вашим коллегам поступило 400 предложений по оптимизации и улучшению работы, их необходимо как-то упорядочить. В этой ситуации вам очень поможет умение читать и понимать бизнес-процессы. Это важный навык, который необходимо развивать, чтобы описывать текущие процессы и выявлять их недостатки. Ведь не у всех есть возможность нанять бизнес-аналитиков для каждой задачи. Однако, на самом деле, это не самый сложный навык, который можно освоить и использовать в своей работе.
Разделяем требования на необходимые (которые устраняют потери в бизнесе) и желаемые. Во-вторых, мы разграничиваем требования в наших проектах. Когда речь заходит о бережливом производстве, мы также рассматриваем проекты и выделяем отдельные требования. Для меня особенно проблемно, когда бизнес говорит о своих желаниях, я начинаю рассчитывать стоимость, которая в итоге составляет, например, 20 миллионов рублей. А у бизнеса есть только два. Это может быть связано с техническим обслуживанием и ремонтом. Тогда приходится отказываться от всех ненужных требований, оставляя только то, что действительно необходимо.
Мы идём постепенными изменениями и небольшими проекта. Всё это можно разделить на несколько программ, чтобы вносить изменения постепенно. Так IT станет вашим верным помощником в бережливом производстве, и эти решения вам обязательно понадобятся. В качестве примера можно рассмотреть опыт компании Toyota. Сейчас она активно экспериментирует с искусственным интеллектом, устанавливая камеры, которые анализируют движение людей и выявляют потери. Оснащение нескольких цехов таким оборудованием может быть очень дорогостоящим, будет сложно обосновать полученный эффект и получить необходимые ресурсы. Однако мы можем разработать программу и внедрить её поэтапно, используя цикл PDCA. Сначала мы запустим пилотный проект, посмотрим на результаты. Если они будут положительными, расширим проект, демонстрируя эффективность и получая необходимые бюджеты.
С понимаем потерь мы выявляем организационные и технические риски на стадии планирования. Для меня было неочевидным, что бережливое производство помогает выявлять риски при планировании проектов. Эти риски могут быть связаны с требованиями к продукту проекта, с избыточными требованиями, с внутренними организационными рисками. Я использую метод потерь, чтобы оценить возможные риски. Я сажусь и спрашиваю себя: «Ожидание для нас свойственно? Да, свойственно». Я понимаю, что, скорее всего, возникнут задержки с закупками, финансистами и длительными согласованиями. Мне нужно учесть это в планировании. Этот метод — отличный лайфхак выявить организационные риски.
Минимизируем количество конфликтов в стадии реализации при возникновении проблем и отклонений. Например, с помощью уточняющих вопросов на жалобу «Не работает 1С» можно понять, что проблема с корпоративным паролем, а значит, надо адресовать заявку в соответствующий департамент и ускорить решение проблемы.
Выявляем причины проблем и устраняем их, а не боремся со следствием. Существует невероятно мощный инструмент, который, к сожалению, часто игнорируется при внедрении бережливого производства — это «Пять Почему». Когда-то я работал над проектом с IKEA, будучи на стороне их поставщика. Они всегда настаивали на том, чтобы мы проводили расследование в случае возникновения брака и предоставляли отчёт. Если вы будете применять эти технологии в своих проектах по бережливому производству, то поймёте, насколько это важно. Ни в одном проекте не бывает внедрения IT без сбоев, отказов и проблем. Особенно в наше время.
Хочу поделиться с вами одной важной мыслью, которая может пригодиться в будущем. Мы общались с экспертами в области информационной безопасности, и они сказали, что эпоха удобных, стабильных и недорогих IT-решений закончилась. Это происходит, в том числе, из-за глобальных изменений, которые происходят во всём мире, включая перестройки и санкции. За тем, что происходит в России и Китае наблюдает весь мир. Эпоха централизованных и недорогих сервисов подходит к концу. Теперь все государства будут развивать свои собственные решения и уделять больше внимания внутренним технологиям, поскольку все осознают риски, связанные с использованием внешних сервисов. Поэтому, когда вы будете внедрять IT-решения для бережливого производства, имейте в виду, что это может быть непросто. Сейчас это становится всё более дорогим и менее стабильным.
IT способны усилить эффекты текущих проектов бережливого производства. В начале я уже упоминал об автоматизации и цифровизации. Например, Росатом стремится создать цифровую производственную систему, а Toyota планирует использовать искусственный интеллект для выявления потерь на производстве и в процессах. Можно анализировать процессы, построенные в информационных технологиях, и логи действий пользователей. Кроме того, IT обеспечивают прозрачный сбор идей, расстановку приоритетов, подготовку обратной связи и многое другое.
Пример сочетания бережливого производства и ИТ (IoT + Big Data):
- Затраты на электричество (рублей / м2 в год с НДС) — снижение на 24,6%
- Водоснабжение и канализация — снижение на 53,7%
- Всего на энергоресурсы — снижение на 12,5%
- Техническое обслуживание инженерных систем и оборудования (затраты на ФОТ сотрудников, занятых ТО) — снижение на 63,3%
Например, коллеги оптимизировали процессы и снижали потери, применяя интернет вещей, Big Data, аналитики и графики. Было два объекта, принадлежащих одному владельцу. На одном из них были установлены недорогие датчики на инженерные системы, что позволило собирать большие объёмы данных и выявлять паттерн поведении оборудования. Кроме того, осуществлялся контроль над системами и инженерными службами, которые занимаются ремонтами. В результате стало возможным проверить, действительно ли был проведён ремонт по изменению эксплуатационных показателей.
Это дисциплинирует исполнителей и предотвращает действия, реализованные только на бумаге. Мы действительно видим изменения показателей, например, перепад давления. Если показатели не изменились, значит, есть ответственный за это. Цифры говорят сами за себя.
