Основы организационного дизайна

В настоящий момент очень важно помнить об основах организационного дизайна.

Артём Сучков

Аналитик, специалист по оптимизации

системных процессов, практикующий психолог.

Эксперт цифровой трансформации

Института дополнительного образования

АНО ВО «Университет Иннополис»

 

Основы организационного дизайна

Приведу пример: сейчас большинство топ-менеджеров крупных мировых компаний практикуют созерцание — наблюдение за обычными системными процессами. Многие алгоритмы, которые мы наблюдаем в простых вещах, прошли проверку миллиардом лет эволюции. Практики медитации и созерцания на интуитивном уровне позволяют почувствовать, как устроена идеальная система организационного дизайна.

Несколько слов о том, какова сейчас тенденция на рынке систем организационного дизайна. Эволюционный процесс закономерен, технологии продвижения и маркетинга ушли вперёд, технологиями организационных процессов и психологии владеют все. Возникает вопрос: что же происходит с наукой — с тем фундаментом, который связывает красивую оболочку и фундаментальные основы.

Появилось большое количество неологизмов, смысловых упаковок, которые объясняют суть одного и того же. Простой пример — системы типологии личности (MBTI, описание теории жизненного цикла организации по Адизесу и так далее) объясняют суть одного и того же. Это и есть маркетинговая упаковка, когда всё едино. Первыми, кто привнёс в смежные с HR отрасли понимание того, что всё едино, были специалисты по машинному обучению и Data Science. Эти направления базируются на фундаментальных основах математики, физики, биологии, информатики, философии, которые объясняют природные алгоритмы.

Что же происходит, когда такое большое разнообразие технологий не всегда помещается в головах тех, кто покупает услуги организационного дизайна?

  • Большое количество неологизмов и смысловых упаковок, объясняющих суть одного и того же.
  • «Информационный шум», создаваемый многообразием уникальных систем организационного дизайна. Эффект от этого снижает качество связей с первоосновами естественных архитектур.
  • Спрос на специалистов интеллектуальных профессий в области точных наук превышает предложение рынка: в среднем четыре вакансии на одного соискателя (DS, BI, ML, DevOps, бренд-менеджмент).

Казалось бы, задача поставлена чётко и грамотно, но на этапах перехода от одного функционального звена к другому происходит некое когнитивное искажение, или эффект сломанного телефона. Основная функциональная задача организационного дизайна — это минимизировать когнитивные искажения так, чтобы информация передавалась вовремя, точно и в полном объёме.

Кейс о том, как выглядит общая проблематика:

Бренд-менеджер разработал концепцию бренда с применением стандартов, знакомых по устаревшим «чертежам».

Проектной группе была поставлена задача адаптировать общую концепцию на основе потребительских предпочтений целевой аудитории в новых реалиях.

Проектная группа увидела ошибки в техническом задании. Однако из-за отсутствия стандартов, обеспечивающих творческий процесс, возникли трудности в описательной части проекта и согласовании единого концепт-продукта.

Так как сроки на выполнение поставленной задачи подходили к концу, руководитель проектной группы принял решение передать в отдел продаж продукт, лишь формально соответствующий техническим требованиям.

Отдел продаж по-своему интерпретировал ценность продукта и с соблюдением формальных скриптов принялся его продавать.

В результате более 60% исходящих звонков так и остались холодными звонками, так как ключевая ценность продукта не была донесена до клиента.

Клиент был озадачен таким подходом к своему запросу и принял решение пересмотреть условия контракта, так как не все условия были соблюдены.

В результате чистая потеря компании составила 20% от планируемой выручки.

Необходимо сделать достаточно простую вещь — связать красивую упаковку с фундаментальными основами. Идеальная модель организационного дизайна будет сочетать измеримость, идентичность, конгруэнтность. Это та самая взаимосвязь, последовательность, завершённость и целостность.

Необходимы качественно новые инструменты, обеспечивающие преемственность фундаментальных научных основ организационного дизайна с современными технологиями и методологиями продвижения. Критерии качества — измеримость, идентичность, конгруэнтность, последовательность, завершённость, целостность.

Я использую в разработках систем организационного дизайна основы из математики, физики, биологии. Прежде чем приступать к разработке, любое дизайн-бюро всегда точку опоры, потому что разработка организационного дизайна — это творческий процесс.

Я эту опору нахожу в ассоциативных рядах, которые в научном подходе называются индукционной матрицей. Индукционная матрица является единой первоосновой для любой науки. Весь наш мир состоит из математических формул, алгоритмов и их взаимосвязей. Данная система похожа на матрёшку, в которой объединены многоуровневость, последовательность, глубинные смыслы организационного дизайна.

Практическое применение индукционных матриц. Я взял девять уровней:

  • Проблематика и общие принципы решения задач.
  • Фундаментальные и практические знания.
  • Изучение мирового опыта.
  • Поставленная задача.
  • Алгоритм решения задачи.
  • Практика первого шага.
  • Демонстрация опыта.
  • Совместный опыт.
  • Самостоятельный опыт.

Если взять личность человека и смоделировать её по принципу матрешки, то наше «Я» состоит из этих уровней, каждый из которых является совокупностью всех предыдущих уровней.

Как я применяю данную матрицу в моделировании методологической модели. Если необходимо смоделировать запрос на обучение, но есть некоторые барьеры со стороны руководства, то достаточно показать выгоду от обучения сотрудников. Нужно представить руководителю последовательный алгоритм, как вы будете обучать своих сотрудников. Лучше начинать с демонстрации идеального, чтобы в дальнейшем переходить на синхронизацию вопросов, которые возникнут по ходу обсуждения проекта.

Универсальная модель техники «Девять вопросов» достаточно неплохо помогает в позиционировании сотрудников, департаментов, компании. Это вопросы: кто, что, для кого, зачем, почему, для чего, когда, где, каким образом? Это необходимое и достаточное количество вопросов, которое поможет вам создать любую презентацию, отчёт, описание. Если перевести эти вопросы в математические алгоритмы, то вы поймете принцип работы цифровых технологий обучения, например, чат-ботов.

Следующее, что я использую в разработках, — это когнитивные алгоритмы Арона Бека, основателя конгитивно-поведенческой психологии, психотерапевта. Простая аксиоматика: наши мысли рождают чувства, чувства рождают действия, действия рождают мысли, и далее по кругу. Основной смысл в том, что, если постоянно выполнять один и тот же алгоритм, то автоматически можно сформировать абсолютно любую привычку у ваших сотрудников и у вас самих.

Механика нейроалгоритма достаточно проста. Наш мозг — это большая сеть нейронов, связанных между собой. От того, насколько прочны эти связи, завит, какой ресурс мозга мы можем использовать. Само это упражнение направлено на то, чтобы выращивать правильные нейронные связи в человеческом мозге. Они растут уже не по биологическим, а по биофизиологическим законам. Когда мы постоянно выполняем полезное упражнение, например, соблюдаем режим или экологию коммуникаций, то сложный, не совсем понятный ритуал превращается в полезную привычку.

Достаточно недавно Бенуа Мандельброт открыл технологию фракталов. Это дублирование определённых процессов миллионное и миллиардное количество раз. Наверняка из школьной программы по биологии вам знакомо, как формируется живой организм. Он начинается с одной клетки, в дальнейшем она по определённым алгоритмам перерастает в организм, происходит эволюция и рост. Фракталы — это биологические формулы, задающие код, который находится у нас в молекуле ДНК. А всё это — математическая модель, так или иначе.

Если действительно когнитивный алгоритм работает и научно доказан, то почему бы его не применять в системе организационного дизайна? Человеческий организм — это система. Организация — тоже система, и все процессы в ней более или менее идентичны.

«Алгоритм доверия», «алгоритм ресурса», «поддержка» — в каком порядке необходимо моделировать элементы культуры управления персоналом. Поэтому «культура», «роль отношений», «система поощрений», а не наоборот. «Библиотека знания», «методология алгоритма» и «практические кейсы», а не наоборот. «Информационное поле», «комфортная среда» и «поддержка групповой динамики», если кто-то практикует психологические направления в HR-управлении.

Эта модель показывает последовательность. В организационном дизайне действует правило: «от перемены мест слагаемых сумма меняется». «Информация», «энергия», «материя» — именно в таком алгоритме устроено всё живое и неживое на планете Земля.

Чем более цикличные процессы в организационном дизайне, тем более качественно они работают. Простой пример — два процесса: процесс продаж и процесс найма сотрудников. Если они идут синхронно, то результат и выполнение KPI от каждого процесса будут существенно выше, потому что за счёт эффекта синхронизации весь бизнес-организм даёт большую отдачу.

Как можно использовать данные метамодели для формирования KPI. Из всего множества я выделил три основных KPI. Это сам KPI, который отвечает за эффективность, необходимость, достаточность, целостность процесса или системы. Следующий KPI — Objectives and Key Results: ритмичность, последовательность, завершённость. Особенно важна завершённость, потому что все незавершённые процессы в организационной системе, в психосистеме расходуют очень большое количество энергии. Третий критерий оценки — это идентичность, уникальность, адаптивность. Это то, что в математике называется «возведение в степень» или «цикличной алгоритмизацией».

Можно использовать это в процессе геймификации каждого алгоритма. Геймификация помогает научиться быстрее и решить проблему переобучения и недообучения.

Если проблема возникает на верхнем уровне, необходимо искать её источник на нижнем уровне, а ресурс — на верхнем уровне. Применяется принцип блокчейна и инкапсуляция действия, спускание его на уровень ниже. Это биологический алгоритм по принципу, по которому построено и деление клеток.

Происходит моделирование бизнес-процесса (мастер-системы геймификации, необходимой и достаточной для улучшения производственных и бизнес-процессов предприятия).

 

Максим Сафронов, Трубная металлургическая компания: Если это конвертировать в практическую полость организационного дизайна, то каким образом это применяется?

Артём Сучков: Ровно точно так же, как вы применяете математические модели, как ваши специалисты применяют их в моделировании процессов. Прежде чем какой-то процесс не прошёл этапы результативности и продуктивности, нет смысла говорить об эффективности. Потому что результативность — это завершение процесса, продуктивность — это его масштабирование в количестве, а эффективность — это снижение затрат. Именно в такой последовательности. Самое главное — не путать. 

Другие материалы

Цифровизация: разумный подход и почему ИИ не заменит разум
09.08.22

Очень много написано про автоматизацию. Нам постоянно рассказывают о том, как много она даёт, и о том, что у нас есть и чего нет с точки зрения технологий.

Относительно изменений в разрешительной документации на строительство
20.05.19

Изменения в разрешительной документации на строительство. Изменения за год в герулировании градостроительной документации. Новое в правовом регулировании рекультивации земель.

Относительно выдела земельных участков
31.05.18

Вправе ли орган местного самоуправления поселения во исполнение абзаца 3 пункта 4 статьи 12 Федерального закона от 24.07.2002 г. № 101-ФЗ «Об обороте земель сельскохозяйственного назначения» выделить земельный участок в счет принадлежащих ему земельных долей совместно с другими участниками долевой собственности?