Я расскажу об опыте внедрения кадрового электронного документооборота и об эффектах, которые приносит его внедрение. Также я расскажу об эффектах в смежных подразделениях.
Ольга Сырова
HR-эксперт,
опыт в ритейле (МТС, Евросеть, Техносила, GM),
FMCG и Е-commerce (Утконос, Северсталь),
в крупнейшем телекоммуникационном холдинге,
на производственных предприятиях федерального уровня
(ОАО «СИБУР Холдинг», ДЗО ОАО «РЖД»)
Новые возможности и инструменты повышения эффективности труда
Существует большое количество ограничений, но при этом законодатель делает очень много для того, чтобы цифровизация бизнеса всё же происходила. Ещё в 2019 году произошло внесение изменений в Трудовой кодекс в части перехода на электронные трудовые книжки. Мы пришли к тому, что с января 2021 года впервые на принятых сотрудников можно уже не заводить трудовые книжки в бумажном формате. То же самое происходит и с электронным подписанием документов. Все помнят эксперимент — 122-й Федеральный закон об электронном документообороте с удалёнными сотрудниками. Затем приняли 377-й Федеральный закон, который говорит о том, что кадровые документы можно подписывать в электронном виде без их дублирования на бумаге.
Конечно, есть ограничения: не все документы можно подписывать в электронном виде, некоторые остались на бумажных носителях: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, инструктаж об охране труда. Но на трудовые книжки и на форму их ведения новый закон не влияет.
С момента вступления в силу нового закона разрешается использовать государственный портал «Работа в России». В его работе есть нюансы. Если речь идёт о компании федерального уровня сложной структуры, то возникают сложности с идентификацией сотрудников, не совсем удобно структурировать документы. При этом закон не обязывает работодателей использовать портал «Работа в России». Работодатели могут выбирать платформу, с помощью которой они будут коммуницировать с работником и подписывать документы.
Ещё есть обязательные требования на наличие ключевых атрибутов, документы должны быть в формате PDF. Но это все ограничения, которые на сегодня существуют в новом законе.
Для перехода на электронный документооборот нужно подготовить локальный нормативный акт, ознакомить с ним сотрудников.
Локальный нормативный акт должен содержать:
- Сведения об информационной системе, в которой будет организован КЭДО.
- Порядок доступа к этой системе
- Перечень документов и категорий работников, кто участвует.
- Срок, за который нужно уведомить сотрудников.
- Срок запуска.
- Регламент подписания документов, включая тайминг подписания, учитывая рабочее время сотрудников.
- Как будет осуществляться инструктаж сотрудников.
- Случаи, когда можно вернуться к бумажной версии.
При этом в отношении молодых работников, которые не имели стажа до января 2022 года и будут выходить на работу впервые, работодатель может использовать электронный формат подписания документов.
К ним относятся:
- Паспорт (его аналог).
- Трудовая книжка или её аналог
- Документ, удостоверяющий регистрацию в системе индивидуального учёта.
- Документы воинского учёта.
- Документы об образовании.
- Справка о судимости и уголовном преследовании (на позиции с ограничениями на допуск подобных категорий).
- Справка о наказании за употребление наркотиков (на позиции с ограничениями на допуск подобных категорий).
Важно понимать, что между 407-м Федеральным законом, который ввёл подписание с дистанционными сотрудниками документов в цифровом формате, и 377-м Федеральным законом есть разница. Нормы, которые ввёл 377-й Федеральный закон, не распространяются на дистанционных сотрудников. Приказ об увольнении, который мы могли на основании 407-го Федерального закона подписывать с дистанционным сотрудником в электронном формате, мы продолжали подписывать в электронном формате, иначе мы перейдём в обязательную плоскость подписания на бумаге. То есть важно указать, что с дистанционными сотрудниками продолжают действовать нормы, указанные в главах Трудового кодекса.
Ещё один из ключевых моментов в кадровом делопроизводстве — действие сроков. Для документов, которые направляются через систему кадрового электронного документооборота, заявление, отправленное сотрудником сегодня, считается полученным работодателем на следующий день. При подсчёте и в спорных моментах это очень важно учитывать.
Работник имеет право подать заявление в электронном виде о выдаче документов. Он может выбрать формат, в котором хочет получить эти документы. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней ему их предоставить.
Ответственность за хранение документов в электронном формате полностью лежит на работодателе. Информационная система, системы копирования и архивирования документов должны быть настроены таким образом, чтобы не произошло утраты документов, и образы электронных документов могли быть доступны и истребованы при необходимости.
После внедрения системы КЭДО процесс подписания кадрового документа будет занимать буквально пару минут и может выглядеть следующим образом. Происходит создание или загрузка в систему согласованных документов. Как только документ поступил, отдел кадров отправляет его на подписание работодателю. Сотрудник подписывает документ нужным видом подписи, и он опять поступает в отдел кадров. То есть схема движения документа минимальная. Он может храниться в учётной системе 1С, «Босс-Кадровик», САП и в любой другой системе. На сегодня подписание кадровых документов может занимать от трёх часов до трёх дней и дольше. Зависит от локации самого подписанта, от логистики документов, и этот процесс может быть длительным.
С вводом дистанционного формата работы есть очень много примеров, когда оригинал документа утрачивается либо вообще не поступает к работодателю от работника. Скажем, отправили дистанционному сотруднику документы на ознакомление. Дальше нужно вести контроль, вернул он их или не вернул. Молодёжь перестаёт работать, не возвращается к работодателю, зависает в потерянных кадрах, и потом уволить дистанционного сотрудника становится целой эпопеей. Сейчас складывается разнородная практика, как быть с этими сотрудниками. А когда смотришь кейс в системе, это может занимать две минуты с обеих сторон. Подписание документов занимает не более 30 минут. При этом образ электронного документа попадает сразу в электронное хранилище. Если кадровики его запрашивают, то не нужно обращаться в архив, достаточно извлечь его из электронного хранилища. Таким образом трудозатраты на смежные работы тоже существенно сокращаются.
Эффекты:
- Ускорение подписания документов с сотрудниками с трёх дней до 30 минут.
- Снижение расходов на кадровый документооборот в 10 раз, контроль возврата оригиналов документов.
- Снижены затраты времени HR-специалистов на рутинные операции, например, создание электронного хранилища кадровых документов.
- Единое входное окно при запросах клиентов: отсутствие привязки к географии СКА и сотрудника.
- Снижены затраты времени сотрудников на получение HR-сервисов.
- Снижение рисков для здоровья сотрудников во время пандемии (не нужно приезжать в офис для подписания документов).
- Повышение лояльности сотрудников, оценивших прогрессивность цифрового HR.
Самое интересное — это предварительный расчёт, сколько стоит бумага, логистика и сами операции, выполняемые кадровиками, на тысячу КЭДО. В компании данные процессы включают пересылку документов, операции кадровиков, операции архивариусов, операции по движению документов внутри компании. Есть пример расчёта потерь рабочего времени для подразделения в 4000 человек со средней заработной платой 67 000 рублей (1 час в месяц на ознакомление с документами, получение справок, ознакомление с графиком работы, изменение KPI, расценок и т.д.). Потери в год составили почти 26 миллионов рублей. Есть кейс, когда из-за похода сотрудников к кадровикам и непроизводственные операции компания, в которой работали 18 тысяч человек, теряла 997 миллионов рублей ежегодно.
Сам сотрудник заинтересован зарабатывать, особенно те, кто работает на часовых тарифных ставках. Они готовы ехать и выполнять заказы, но должны идти и знакомиться, например, с показателями KPI.
Компании делают надстройки, которые позволяют получить нужные резюме с работных сайтов, загрузить их посредством интеллектуального распознавания документов. Утверждённый кандидат может прислать документы. Они могут быть подготовлены для загрузки в 1С или САП. Когда приходит пора оформлять сотрудника на работу, кадровик выбирает только физлицо, сверяет с документами, которые уже проверены, и формирует пакет документов на приём.
В начале проекта численность кадровиков была 62 человека, сейчас по штатному расписанию 32 человека. Остались самые сильные, с которыми жалко расставаться. К тому же, есть тоже два подхода к распределению работ между кадровиками. Можно привлечь их к выполнению однотипных операций. В этом случае, естественно, производительность будет больше. Но сомнительно, насколько будет интересно кадровику каждый день делать, например, приказы на отпуск. Лучшие от нас уйдут, и мы опять вернёмся к тому, что начнем искать фактически технических исполнителей. Для того чтобы оптимизировать работу и минимизировать ошибки кадровиков, была создана экспертная группа: два эксперта, которые проверяют стандарты, инструкции, настройки в учётных системах, чтобы исключить ошибки исполнителей.
На сегодня мы остановились на территориальной сервисной модели, когда кадровик ведёт целое подразделение и знает всё внутри него. Это не оптимальная численность, но мы хотим сберечь кадровиков, которых очень любим.
Оксана Шадрина, «Металлинвест»: Когда сотрудников производственной компании переводят на электронный документооборот, их снабжают телефонами, компьютерами?
Ольга Сырова: Мы проводили опрос и выяснили, что смартфон есть у каждого на сегодня. Но, конечно, есть и «староверы», которые не хотят переходить на электронный формат трудовой книжки. Они тоже влияют на оптимизацию количества кадровиков. Чтобы по максимуму перевести всех сотрудников в цифру, наличие смартфона обязательно, иначе не получится. Есть опыт установки электронных киосков. Например, проект «Ника» в «Норильском Никеле». В нихочень важное условие — это, как минимум, двухфакторная идентификация сотрудника. Некоторые компании реализуют вход по табельному номеру, но его знает ещё, как минимум, 60 кадровиков и 60 расчётчиков по заработной плате. Поэтому двухфакторная идентификация действительно важна.
Ирина Черкасова, управляющая компания «Металлинвест»: У вас электронный кадровый документооборот внедрён в рамках эксперимента или уже в рамках нового законодательств? Вы согласия собирали со всех работников?
Ольга Сырова: Мы ещё не завершили весь путь. Начали в конце 2020 года в рамках эксперимента. Документы уже тогда пробовали подписывать со стороны работодателя и со стороны работника. В качестве рекомендации могу вам предложить начать с тестовой группы: IT, кадровики, юристы. А дальше составить график и постепенно подключать все подразделения.
Раиса Константинова, ООО «ЗСК»: У нас с 1 января 2022 года реализуется полная цифровизация больничных листов и стажевого опыта. К нам идут люди даже уже с цифровыми больничными. Что вы сейчас предпринимаете, чтобы эту нагрузку убрать с бизнеса и оставить на ФСС?
Ольга Сырова: Всё равно работодатель должен подать реестр, и все документы со стажем должны быть. Мы столкнёмся с внедрением дистанционных форматов работы. Сотрудник оформляет листок нетрудоспособности, но готов работать из дома и хочет получить оплату за эти дни. Сейчас это вопрос для дискуссий. И ещё одна важнейшая проблема состоит в то, что автоматизация происходит лоскутно. Кто-то обязательно должен отслеживать архитектуру.
