Я хочу рассказать вам о таком интересном инструменте, как Robotic Process Automation (RPA). RPA — это программная роботизация процессов.
Йорг Дорлер
Партнёр Deloitte
RPA. Nextlevel
Часть 1
По сути, это технология, которая умеет повторять действия человека за компьютером. Но делает она это быстрее, точнее, чем он, и не устаёт.
Известно, что человеку для того, чтобы переключиться от одной задачи на другую, нужно порядка 20-30 минут. Зная, какой у человека пул задач, несложно посчитать время, которое будет затрачено на переключение между ними. Мы не противопоставляем робота человеку, а говорим о том, как робот может ему помогать. Основная цель роботизации процессов на предприятии — избавление человека от часто повторяющихся рутинных задач и процессов, например, заполнения отчётов, таблиц, извлечения данных из информационных систем. Я думаю, многим из нас знакома ситуация, когда нужно составить итоговый сводный отчёт в виде огромного Excel-файла, собранного из энного количества других Excel-файлов от разных департаментов и отделов. Все прекрасно понимают, что это процесс не быстрый и довольно серьёзный — ошибки допускать нельзя, но они бывают.
Робот в этом плане готов помочь человеку: он соберёт этот отчёт, не допустит ошибок и выполнит всё правильно. Суть в том, что человек, естественно, гораздо развитее, интереснее по многим вопросам, чем робот. Человеческий разум способен принимать решения в различных, совершенно нестандартных ситуациях, но для рутинных задач этого не нужно. Например, весь наш потенциал и интеллект не требуются для того, чтобы залезть на сайт, получить данные и внести их в отчёт. Или прочитать письмо и выдать соответствующее распоряжение. Или выполнить действие в информационной системе. Здесь приходит на помощь цифровой помощник — робот, который всё это делает легко, быстро и встраивается в абсолютно любой IT-ландшафт.
Когда мы заменяем в определённом процессе человека на робота, нам не требуется сложная интеграция. Робот просто встраивается в этот процесс и выполняет внутри интерфейса той или иной программы те же самые действия, которые бы сделал человек. Только он делает это гораздо быстрее. Предел скорости выполнения процесса завязан не на быстродействии робота, а на скорости интерфейса и времени, за которое мы получаем отклик. Если мы запросили данные или отчёт из информационной системы, робот будет сидеть и ждать момента, пока эти данные не сформируются и не появятся. Дальше он пойдёт по своим шагам, прописанным в алгоритме его работы, и будет выполнять всё быстро, чётко и без проблем.
Возвращаясь к плюсам: робот не болеет, не ходит в отпуск, работает круглосуточно 365 дней в году. Приведу пример: каждое утро сотруднику необходимо формировать некий отчёт на основании данных, которые предоставляет определённое подразделение по результатам работ, выполненных в течение предыдущего дня. Тут на помощь ему может прийти робот, который, например, в два часа ночи запустится, заберёт нужные данные и составит отчёт. Утром сотруднику нужно будет только проверить корректность документа и отправить его куда требуется.
Есть семь наиболее очевидных, на наш взгляд, пунктов, которые показывают, почему роботизация лучше, чем классическая автоматизация. Во-первых, постановка задачи при роботизации значительно упрощается. В своей практике мы просто использовали запись видео. Мы приходили к бизнес-пользователю, к владельцу процесса, снимали, как человек работает. Потом на основании этого видео писали алгоритм, готовили техническое задание. В банках и госструктурах, где процессы очень формализованы, существуют определённые регламенты, приказы. Такой регламент — это фактически готовое техническое задание для роботизации.
Во-вторых, робот работает с готовой инфраструктурой, то есть он встраивается в любой IT-ландшафт, и не надо ничего менять. Не нужно докупать под него «железо», устанавливать дополнительные сложные программные продукты и обучать людей работе с ними. Сам бизнес-процесс для людей остаётся неизменным.
Приведу в пример один из наших кейсов. У нашего заказчика в компании было выстроено взаимодействие с банком. Существовал определённый алгоритм: бухгалтеру нужно было передавать документы на валютный контроль через систему «Банк-Клиент». Всё было хорошо, но объёмы работы были большими, а процесс — рутинным. В итоге мы сделали для них робота. При этом никаких интеграций между заказчиком и банком не проводилось. Рабочим местом робота может быть виртуальная машина, сервер, ПК, на котором робот будет запускаться, когда пользователь не использует программы. Через полтора месяца после установки робота сотрудники банка обратили внимание на то, что за всё это время не было никаких ошибок в работе бухгалтера: ни возвратов, ни исправлений, ни опозданий. Качество взаимодействия заметно улучшилось. При этом бухгалтер, которая изначально настороженно отнеслась ко всей этой идее, оказалась в итоге в восторге. Ведь, кроме рутинных задач, у неё было много работы, которую робот выполнить просто не сможет. Ей нужно анализировать информацию, принимать решения, а данные процессы не алгоритмизируются. Это, пожалуй, самые очевидные плюсы роботизации перед классической автоматизацией.
Расскажу о развитии RPA на ПАО «ММК» и о том, как мы используем роботизацию. В 2018 году был запущен первый пилотный проект RPA для Магнитогорского металлургического комбината. После оценки результатов было принято решение, что ПАО «ММК» будет активно внедрять эту технологию у себя во всех сферах, где это только можно сделать. В итоге в 2019 году был запущен массовый этап выявления бизнес-процессов, пригодных к роботизации. Порядка 70 процессов были сходу приняты в работу, и дальше началось масштабирование этого решения. Сейчас оно распространилось в той или иной степени на все подразделения ПАО «ММК», и они активно используют роботов в своих процессах.
В 2019 году мы получили награду от нашего вендора решений за самый масштабный проект по роботизации среди промышленных предприятий Российской Федерации. Мы не стали останавливаться и продолжили нашу работу. В 2020 году у нас было роботизировано уже больше ста бизнес-процессов. Мы начали рассматривать нетипичные, нетривиальные функциональные направления, где может быть применена роботизация, и стали смотреть в сторону проектов для внешних заказчиков. В 2021 году Центр компетенций RPA превратился в Центр технологий роботизации «Некст», в рамках которого мы сейчас занимаемся комплексными проектами по роботизации предприятий. Мы выявляем процессы, проводим их диагностику на предмет готовности к роботизации, обсуждаем вопросы с заказчиком, с бизнес-пользователями, после этого движемся дальше и внедряем решения.
